Digitalt arkiv
Samfundets digitalisering skaber nye bevaringsformer og muligheder for Bornholm. Ø-arkivet modtager og bevarer ikke kun kommunens digitale myndighedsarkivalier men også digitale arkivalier fra private.Ø-arkivet har tre vigtige funktioner i arbejdet med digitale arkiver. Arbejdet knytter sig i hovedtræk til bevaring af myndighedsdata, private data og digitalisering af arkivalier. Vores digitale bevaringsstrategi skal sikre, at de muligheder digitalisering tilbyder, kommer arkivgæster og forskere til gode gennem registrering og tilgængeliggørelse af arkiveret data.
MyndighedsdataFørst og fremmest varetager Ø-arkivet bevaringen af Bornholms Regionskommunes myndighedsdata og -dokumenter gemt i it-systemer i brug hos kommunens centre. Det er både fagspecifikke systemer og elektroniske sags- og dokumenthåndteringssystemer. Ø-arkivet koordinerer og modtager årligt arkiveret data fra ca. 2-3 systemer, og hvert system med bevaringsværdige data arkiveres med 4-6 års mellemrum. Det er muligt at søge i de arkiverede data, hvis dataene er ældre end 20 år og i nogle tilfælde ældre end 75 år. Ø-arkivet har ikke arkiveret data ældre end 20 år, og derfor vil der endnu gå nogle år, før de første digitalfødte myndighedsdata bliver tilgængelig for offentligheden til at søge i og fremfinde.
Privatarkivalier
Den anden vigtige funktion i det digitale arkiv er modtagelsen af digitale privatarkivalier fra borgere, virksomheder og foreninger på Bornholm som en del af det lokalhistoriske arkivarbejde. Over de kommende år har vi en prioritet at fremme omfanget af digitale indkomster ved bl.a. at gøre det nemmere at aflevere sine filer til arkivet.
Digitalisering af arkivalier
Digitaliserede, analoge arkivalier såsom dokumenter, protokoller, fotografier, tegninger, film og lyd fylder mere og mere på Ø-arkivets harddiske. Opgaven er at få arkivalier gjort tilgængelig på nettet som service for borgere og forskere, der kan tilgå arkivalierne hjemmefra eller en arbejdsplads.
Ø-arkivets digitale arkiv får hele tiden nye arkivalier. Her kan du søge blandt hundredvis af fotografier, film, lydoptagelser, tegninger, dokumenter og protokoller.
Digitaliserer I så alting?
Det spørgsmål får vi rigtig tit på arkivet. Nej det gør vi ikke. Til det har vi en digital bevaringsstrategi, der udpensler rammerne for vores digitale arbejde herunder digitalisering af fysiske arkivalier.
Når det angår papirarkivalier fokuserer vi på at ordne og registrere, så alt det som findes på papir bevares og kan findes frem og bruges. Det skal bevares sådan, at fugt og temperatur ikke har negativ indflydelse arkivalierne og ikke forgår, inden de kommende generationer får glæde af dem. Den digitalisering, vi her foretager, er registreringer af materialerne i vores system Bornbas. Målet er at stille registreringerne til rådighed for borgerne, således at man kan søge efter vores materialer på nettet, men fortsat vil skulle besøge os for at tilgå dem. Til tider digitaliserer vi materialer, hvis det skønnes at de er for skrøbelige og kan tage skade af gentagen håndtering.
Bevaringsstrategien stiller dog et fokus på digitalisering af fotografier, video og lyd. Det er alt sammen typer af arkivalier, hvis lagrings- og afspilningsmedier på et blot mellemlangt sigte over et par årtier, kan give os udfordringer med at kunne bevare og tilgængeliggøre igen. Derfor satser vi på de typer, og vi stiller de digitaliserede medier til rådighed gennem platformen Bornholmske Billeder, der både anvendes til bevaring, registrering og tilgængeliggørelse af digitalfødte og digitaliserede arkivalier. Det er vores digitale arkiv på det lokalhistoriske område og til digitaliserede kommunale arkivalier.
